Polityka prywatności

1.Administrator i kontakt

Administrator: Grasperly Sp. z o.o., ul. Tczewska 4a/78, 01-674 Warszawa, Polska. KRS 0001238012. NIP 7252366483.

Kontakt ds. prywatności: contact@kepta.legal. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (IOD), ponieważ nie spełniamy przesłanek z art. 37 RODO, jednak skrzynka jest obsługiwana przez osoby odpowiedzialne w Kepta za ochronę danych. Staramy się odpowiadać w terminie pięciu (5) dni roboczych, a w każdym razie w ustawowym terminie jednego miesiąca określonym w art. 12 ust. 3 RODO (z możliwością przedłużenia o kolejne dwa miesiące w przypadku spraw skomplikowanych lub licznych, na podstawie tego samego przepisu).

Organ nadzorczy: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl. Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do tego organu w dowolnym czasie w związku z przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie narusza RODO.

2.Jakie dane osobowe zbieramy

Zbieramy tylko to, co potrzebne do celu, dla którego przetwarzamy.

Odwiedzający stronę (kepta.legal). Liczba wyświetleń stron, preferencja językowa, URL strony odsyłającej, kraj na poziomie kraju, rodzina przeglądarki. Zbierane przez analitykę Plausible bez cookies. Analityka nie zapisuje adresów IP. Nie tworzymy trwałego identyfikatora użytkownika. Brak śledzenia międzywitrynowego.

Formularz kontaktowy. Gdy korzystają Państwo z formularza kontaktowego, otrzymujemy imię i nazwisko, służbowy e-mail, nazwę firmy oraz treść wiadomości.

Formularz zgłoszeniowy dla startupów. Gdy korzystają Państwo z formularza zgłoszeniowego, otrzymujemy nazwę firmy, adres strony firmy, służbowy e-mail, informację o funduszu lub akceleratorze, który Państwa wspiera, informację o ostatniej rundzie finansowania, liczbę osób w zespole oraz ewentualną dodatkową notatkę.

Prospekci i osoby kontaktowe klientów ogółem. Poza tym, co przekazują Państwo przez formularz, przechowujemy notatki, które sporządzamy po rozmowie z Państwem. Źródło (art. 14 ust. 2 lit. f RODO): dane pozyskujemy bezpośrednio od Państwa, gdy wypełnią Państwo formularz, napiszą do nas lub rozmawiają z nami na wydarzeniu. Nie wzbogacamy rekordów prospektów z brokerów danych ani nie scrapujemy publicznych profili w celu ich budowy.

Kandydaci. To, co przekazują Państwo w aplikacji (CV, list motywacyjny, dane przebiegu zawodowego, licencje zawodowe), nasze notatki z rozmów, referencje uzyskane za Państwa zgodą oraz wynik procesu rekrutacyjnego.

Uczestnicy wydarzeń. Imię i nazwisko, służbowy e-mail, pracodawca oraz wszelkie informacje o diecie lub dostępności podane w związku z wydarzeniem.

Logi serwera. Nasz serwer WWW prowadzi standardowe techniczne logi żądań, które obejmują adresy IP, na potrzeby bezpieczeństwa i stabilności serwisu. Żadne z tych danych nie służą reklamie ani nie są nikomu sprzedawane. Telemetria bezpieczeństwa konta, taka jak wykrywanie prób przejęcia konta, będzie miała zastosowanie dopiero po udostępnieniu platformy Kepta i kont użytkowników.

3.Cele i podstawy prawne

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie na podstawie prawnej zgodnej z art. 6 RODO. Poniżej zestawienie celów i podstaw. Tam, gdzie powołujemy się na prawnie uzasadniony interes z art. 6 ust. 1 lit. f, wskazujemy konkretny interes.

Prowadzenie kepta.legal i zliczanie wyświetleń stron. Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f), *konkretny interes: rozumienie, jak odwiedzający korzystają z naszej strony, abyśmy mogli ją prowadzić, zabezpieczać i ulepszać.* Przetwarzanie jest projektowo prywatnościowe, brak cookies, brak przechowywania adresów IP, brak profili.

Odpowiadanie na zapytania i wnioski o demo. Czynności poprzedzające zawarcie umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b) oraz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f), *konkretny interes: prowadzenie pipeline'u sprzedażowego B2B i udzielanie profesjonalnej odpowiedzi na zapytania handlowe.*

Administrowanie kontami (po uruchomieniu platformy). Gdy platforma Kepta stanie się dostępna, będziemy przetwarzać dane zarządcze konta w celu wykonania umowy z klientem, do którego Państwo należą (art. 6 ust. 1 lit. b), oraz spełnienia ciążących na nas obowiązków prawnych w zakresie prowadzenia dokumentacji (art. 6 ust. 1 lit. c). Nie dotyczy to momentu uruchomienia niniejszego serwisu.

Rekrutacja. Czynności poprzedzające nawiązanie stosunku pracy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b) oraz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f), *konkretny interes: identyfikacja odpowiednich kandydatów na otwarte stanowiska.* Przechowywanie danych kandydata poza bieżącym procesem rekrutacyjnym w celu rozważenia przyszłych ofert opiera się na wyraźnej zgodzie kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a), zgodnie z art. 22¹ Kodeksu pracy, która jest pozyskiwana odrębnie i może być w każdej chwili cofnięta.

Organizacja wydarzeń. Wykonanie umowy o udział w wydarzeniu (art. 6 ust. 1 lit. b) oraz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f), *konkretny interes: zapewnienie bezpieczeństwa, dostępności i jakości wydarzenia.*

Bezpieczeństwo i przeciwdziałanie nadużyciom. Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f), *konkretny interes: ochrona kepta.legal, osób kontaktujących się z nami oraz Kepta przed nieuprawnionym dostępem, nadużyciami i innymi incydentami bezpieczeństwa. Przetwarzanie związane z platformą i bezpieczeństwem kont ma zastosowanie po uruchomieniu platformy Kepta.*

Zgodność z prawem. Obowiązki podatkowe, księgowe, AML, sankcyjne i inne nałożone na nas przez prawo polskie, unijne lub właściwe prawo obce (art. 6 ust. 1 lit. c).

Obrona roszczeń prawnych. Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f), *konkretny interes: ustanawianie, wykonywanie i obrona roszczeń prawnych przez lub przeciwko Kepta.*

4.Okresy retencji

Nie przechowujemy danych osobowych dłużej, niż to konieczne. Konkretne okresy retencji to:

• Analityka Plausible: wyłącznie zliczenia zagregowane; brak zapisu na poziomie pojedynczego odwiedzającego.

• Dane z zapytań i wniosków o demo: dwadzieścia cztery (24) miesiące od ostatniego istotnego kontaktu, następnie usuwane z systemów operacyjnych i przechowywane wyłącznie w logach audytowych przez dalszy rok.

• Dane osób kontaktowych klientów aktywnych: przez okres trwania relacji z klientem oraz sześć (6) lat do celów podatkowych i przedawnienia.

• Dane zarządcze konta na platformie: nie dotyczy w momencie uruchomienia niniejszego serwisu. Okresy retencji danych konta zostaną tu określone po udostępnieniu platformy Kepta i kont użytkowników.

• Dane kandydatów (kandydaci niewybrani): dwanaście (12) miesięcy od dnia decyzji, chyba że wyrażą Państwo zgodę na dłuższy okres na potrzeby przyszłych rekrutacji.

• Dane kandydatów (kandydaci wybrani): przenoszone do akt pracowniczych z chwilą zatrudnienia; to przetwarzanie objęte jest naszym wewnętrznym obowiązkiem informacyjnym HR.

• Logi serwera: dwanaście (12) miesięcy, z wyjątkiem incydentów objętych dochodzeniem, dla których logi są przechowywane do zamknięcia dochodzenia oraz trzy (3) lata po nim w celach dowodowych.

• Dokumentacja wymagana przez prawo: przez okres wymagany właściwymi przepisami (np. pięć lat dla dokumentacji VAT na gruncie polskiego prawa podatkowego).

5.Odbiorcy i pod-procesorzy

Udostępniamy dane osobowe wyłącznie w niezbędnym zakresie i wyłącznie odbiorcom związanym odpowiednimi zobowiązaniami poufności i ochrony danych.

Dostawcy usług (procesorzy). W momencie uruchomienia korzystamy z niewielkiej liczby dostawców, z których każdy jest związany umową powierzenia spełniającą wymogi art. 28 RODO: Resend (dostarczanie wiadomości e-mail generowanych przez nasze formularze kontaktowy i zgłoszeniowy; podmiot realizujący wysyłkę ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych), Plausible Insights OÜ (Estonia, analityka strony bez cookies) oraz Google Workspace (skrzynka odbierająca wiadomości z formularzy). Aktualna lista publikowana jest na kepta.legal/sub-processors. Sam serwis działa na własnej infrastrukturze serwerowej Kepta, a nie w chmurze podmiotu trzeciego. Dodatkowi dostawcy, w tym dostawcy modeli AI, zostaną zaangażowani dopiero po uruchomieniu platformy Kepta i zostaną wskazani na stronie pod-procesorów, zanim to nastąpi.

Doradcy zawodowi. Nasi prawnicy, audytorzy, doradcy podatkowi i ubezpieczyciele, jeżeli mają zasadną potrzebę poznania w ramach swojej działalności zawodowej i sami są związani poufnością.

Organy władzy publicznej. Organy, którym jesteśmy zobowiązani ujawniać informacje na podstawie prawa (np. organy podatkowe, organ nadzorczy, sądy, prokuratura). Ujawniamy niezbędne minimum i wymagamy od organu wykazania podstawy prawnej.

Transakcje. W przypadku fuzji, przejęcia, reorganizacji lub sprzedaży całości lub zasadniczo całości naszych aktywów dane osobowe mogą zostać przekazane z zachowaniem standardowych zabezpieczeń poufności w dokumentach transakcyjnych oraz kontynuacją niniejszej polityki lub polityki nie mniej ochronnej.

Nie sprzedajemy danych osobowych. Nie udostępniamy danych osobowych sieciom reklamowym, brokerom danych ani żadnej stronie w celu niezależnego marketingu wobec Państwa.

6.Transfery międzynarodowe

Większość naszego przetwarzania odbywa się w Unii Europejskiej. Serwis działa na własnej infrastrukturze serwerowej Kepta w UE, a nasz dostawca analityki Plausible ma siedzibę w Estonii.

Jedna część naszego przetwarzania wiąże się z dostawcą spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Nasz dostawca usługi wysyłki e-mail, Resend, ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, a dane osobowe zawarte w zgłoszeniu z formularza przechodzą przez niego, aby dotrzeć do naszej skrzynki. Przekazanie to następuje z zastosowaniem odpowiedniego zabezpieczenia wskazanego w art. 45–49 RODO, w typowym przypadku standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej wraz ze środkami uzupełniającymi, jeżeli są potrzebne.

Jeżeli dochodzi do jakiegokolwiek innego przekazania poza EOG, na przykład gdy doradca zawodowy spoza EOG analizuje sprawę, następuje ono wyłącznie z zastosowaniem jednego z tych zabezpieczeń: decyzji o adekwatności, standardowych klauzul umownych z odpowiednimi środkami uzupełniającymi lub, w razie bezwzględnej konieczności, jednego z odstępstw z art. 49.

Na żądanie skierowane na contact@kepta.legal przekażemy kopię zabezpieczenia obowiązującego dla konkretnego przekazania.

7.Państwa prawa

Przysługują Państwu prawa wskazane w art. 15–22 RODO. W szczególności:

• Dostęp (art. 15), uzyskanie potwierdzenia, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe, a jeśli tak, kopii tych danych oraz informacji wskazanych w art. 15 ust. 1–2.

• Sprostowanie (art. 16), sprostowanie nieprawidłowych lub uzupełnienie niekompletnych danych.

• Usunięcie (art. 17), żądanie usunięcia w okolicznościach wskazanych w art. 17 ust. 1, z uwzględnieniem wyjątków z art. 17 ust. 3.

• Ograniczenie przetwarzania (art. 18), ograniczenie przetwarzania w okolicznościach wskazanych w art. 18 ust. 1.

• Przenoszenie danych (art. 20), otrzymanie danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany.

• Sprzeciw (art. 21), sprzeciw w dowolnym czasie, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. W takim wypadku zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw przysługuje bezwarunkowo.

• Decyzje zautomatyzowane (art. 22), niepodleganie decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, która wywołuje skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływa na Państwa, z zastrzeżeniem wyjątków z art. 22 ust. 2. Aktualnie nie podejmujemy takich decyzji wobec odwiedzających stronę, prospektów ani kandydatów.

• Cofnięcie zgody (art. 7 ust. 3), w odniesieniu do przetwarzania opartego na zgodzie, cofnięcie jej w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, prosimy o e-mail na contact@kepta.legal. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie jednego (1) miesiąca od otrzymania żądania, zgodnie z art. 12 ust. 3. Jeżeli żądanie jest skomplikowane lub jest ich wiele, termin możemy przedłużyć o kolejne dwa miesiące, informując o przedłużeniu w pierwszym miesiącu.

Za rozpatrzenie żądań nie pobieramy opłaty, chyba że są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na powtarzalny charakter, w którym to przypadku możemy pobrać rozsądną opłatę lub odmówić, zgodnie z art. 12 ust. 5.

8.Pliki cookies

Na kepta.legal nie używamy plików cookies innych niż niezbędne. Strona ustawia wyłącznie jeden ściśle niezbędny plik cookie zapamiętujący preferencję językową (`NEXT_LOCALE`). Platforma Kepta, po uruchomieniu, będzie używać wyłącznie ściśle niezbędnych plików cookies. Szczegóły znajdują się w naszej Polityce cookies.

9.Dzieci

Kepta obsługuje przedsiębiorstwa. kepta.legal nie jest adresowana do dzieci. Świadomie nie zbieramy danych osobowych od osób poniżej szesnastego (16) roku życia. Jeżeli uważają Państwo, że to nastąpiło, prosimy o kontakt z contact@kepta.legal; usuniemy dane bez zbędnej zwłoki.

10.Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, zgodnie z art. 32 RODO. W przypadku niniejszego serwisu obejmuje to udostępnianie strony przez HTTPS, przechowywanie sekretów obsługi formularzy poza kodem i poza przeglądarką oraz ograniczanie dostępu do serwera, na którym działa strona i który odbiera zgłoszenia z formularzy.

Pełniejszy zestaw środków, które będą regulować platformę Kepta oraz usługi realizowane przez prawników, opisany jest w naszym centrum zaufania i zostanie objęty zobowiązaniem umownym w Załączniku 3 do DPA po uruchomieniu tych usług.

Jeżeli stwierdzimy naruszenie ochrony danych osobowych, powiadomimy polski organ nadzorczy i osoby, których dane dotyczą, zgodnie z art. 33 i 34 RODO, a naszych klientów zgodnie z DPA.

11.Zmiany niniejszej polityki

Możemy okresowo aktualizować niniejszą politykę w celu odzwierciedlenia zmian w naszych praktykach, usłudze lub prawie. Istotne zmiany będą podsumowywane na górze tej strony przez co najmniej trzydzieści (30) dni, a osobom, których dane dotyczą, prześlemy e-mail, jeżeli mają zasadne oczekiwanie powiadomienia. Dalsze korzystanie z kepta.legal lub Platformy po dacie wejścia aktualizacji w życie stanowi potwierdzenie zapoznania się z polityką.

12.Język

Polityka opublikowana jest w językach angielskim i polskim. Wersją wiążącą jest wersja angielska; wersja polska stanowi tłumaczenie zapewnione dla wygody. Jeżeli bezwzględnie obowiązujące przepisy stosowane wobec osoby, której dane dotyczą, wymagają, by inny język miał pierwszeństwo, postanowienia bezwzględnie obowiązujące tej regulacji mają pierwszeństwo.